Como um sistema de compliance pode ajudar a reduzir custos trabalhistas?
Os custos trabalhistas decorrentes da contratação de mão de obra representam boa parte dos preços dos produtos ou serviços produzidos e quando mal administrados reduzem os lucros do empreendimento.
Diante disso, implantar um sistema de Compliance com uma supervisão competente pode reequilibrar as contas, reduzir os custos e trazer maior segurança jurídica para as operações da empresa.
Trata-se de um conjunto de procedimentos que poderá corrigir falhas na aplicação das leis trabalhistas, nos recolhimentos de encargos sociais e certamente, promove a revisão do passivo trabalhista.
Assunto de extrema importância para administradores e gestores, principalmente em tempos de crise econômica como a que estamos passando. Nesse artigo, trouxemos alguns pontos como:
- O que é compliance?
- Como pode ser aplicado à área trabalhista?
- Quais as vantagens desse sistema?
- Quais as principais recomendações na hora de implantar?
Abaixo abordaremos esses tópicos com detalhes que podem ajudar nessa empreitada.
O que é compliance?
O Compliance consiste em um processo de criação de ferramentas para formação de padrões de negócios transparentes e com ética.
Tais processos visam as relações entre empresas, estas com colaboradores e com órgãos públicos.
Trata-se da revisão dos modelos de gestão para melhorar o clima organizacional e economizar recursos com segurança jurídica.
Como pode ser aplicado à área trabalhista?
O Compliance aplicado à área trabalhista serve para estabelecer regras baseadas nas normas legais a serem seguidas por todos para evitar processos trabalhistas, identificar eventuais recolhimentos fiscais e de contribuições sociais realizados a maior ou indevidamente que possam trazer algum resultado para a empresa e reduzir os custos trabalhistas.
Diante disso, para o Compliance trabalhista há que se considerar pontos como:
- Revisar todos os contratos de trabalho, a fim de apontar as formas ideais de contratação para cada grupo de trabalhadores e setores;
- Criar ou revisar as políticas internas relacionadas à gestão de pessoas;
- Oportunizar contratos de trabalho que demonstrem efetivamente os direitos e deveres de cada trabalhador;
- Formatar e implantar programas de treinamento, especialmente, para os colaboradores da área de recursos humanos, em consonância com a legislação trabalhista e previdenciária;
- Programar e executar auditorias internas para revisão das normas trabalhistas e previdenciárias aplicáveis à empresa;
- Atualizar e implantar as normas de utilização e preenchimento de todos os documentos legais dos colaboradores da empresa, em atenção a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);
- Elaborar, revisar e implantar os manuais e cartilhas internas contendo os procedimentos adotados pela empresa para as relações pessoais e de trabalho nas dependências da organização;
- Criar ou revisar os controles de débitos trabalhistas e previdenciários incidentes sobre a folha de pagamentos, bem como, o controle das obrigações acessórias como eSOCIAL, CAGED, RAIS, SPED CONTRIBUIÇÕES, etc.
Todos os itens citados acima ajudam a reduzir os custos trabalhistas.
Quais as vantagens desse sistema?
Como citamos, o Compliance cria mecanismos de controle e gestão e, consequentemente, traz segurança para a empresa com a sua implantação, além é claro, de reduzir custos trabalhistas.
Logo, as principais vantagens são:
- Redução de passivos judiciais decorrente da adoção do Compliance na contratação, no curso do contrato de trabalho e no desligamento do colaborador;
- Método de fiscalização em cada setor produtivo considerando as normas legais inerentes a cada área;
- Criação do código de ética e de conduta para realização de atividades trazendo segurança jurídica nas relações de trabalho;
- Melhora na qualidade dos produtos ou serviços produzidos;
Também podemos citar como vantagens da implantação de um sistema de Compliance e redução de custos trabalhistas:
- Prevenção e eliminação de riscos fiscais e previdenciários decorrente das revisões dos impostos e contribuições sobre a folha de pagamentos ou sobre a receita bruta, identificando eventual passivo fiscal a descoberto e que precisa de uma gestão;
- Emissão de certidões negativas, com eventual parcelamento de encargos sociais ou impostos incidentes sobre a folha de pagamentos, ou ainda, proposição de denúncia espontânea com a redução de multas e juros;
- Economia de tributos com a revisão das escriturações de impostos e contribuições sociais para identificar casos de pagamento indevido ou a maior que possam ser utilizados em compensação ou restituição.
Quais as principais recomendações na hora de implantar?
Além das ações acima citadas, para implantação de um processo de Compliance que possa reduzir custos trabalhistas, é preciso:
- Criar um código de conduta a ser seguido por todos os colaboradores da empresa, em todos os níveis hierárquicos;
- Implantar os canais internos para eventuais denúncias de descumprimento das regras;
- Conscientizar os colaboradores quanto a importância das normas, da ética, transparência e comprometimento com o programa;
- Realizar a revisão periódica das normas do programa de Compliance, de forma a consolidar a cultura organizacional e a adoção de operações estritamente legais.
Por fim, o Compliance, por ser estritamente técnico e envolver questões legais, precisa da avaliação jurídica de um especialista, a fim de trazer segurança jurídica e evitar prejuízos.
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